栃木県ＰＴＡ連合会個人情報取扱規程

第１章　総則

　（目　的）
第１条　この規程は、栃木県ＰＴＡ連合会（以下「本会」という。）が取得し、保有する個人情報の適正管理に必要な事項を定めることにより、本会の適正かつ円滑な運営を図るとともに、個人の権利と利益を保護することを目的とする。

　（指　針）
第２条　本会は、個人情報の重要性を認識し、個人情報の保護に関する法律（以下、「個人情報保護法」という。）及び本規程に基づき、本会で取扱う個人情報の取得、利用、管理を適正に行う。
　 （定　義）
第３条　この規程に用いる文言の定義は、個人情報保護法に基づくものとする。

第２章　運用

　（周　知）
第４条　本会において取得・保持する個人情報の取扱方法については、総会資料又は通知など適宜の方法により会員に周知しなければならない。

　（責任者及び管理者）
第５条　本会における個人情報の責任者は会長とし、管理者は専務理事、副会長及び事務局長とする。

　（取扱者）
第６条　本会における個人情報の取扱者は、理事及び監事、顧問とする。

　（秘密保持義務）
第７条　個人情報の管理者及び取扱者は、職務上知り得た情報を、みだりに他人に知らせ、不当な目的に使用してはならない。その役職を退いた後も同様とする。

　（取得方法）
第８条　個人情報を取得する際は、あらかじめその個人情報の利用目的を定め、本人に明示することとする。

　（取得情報）
第９条　本会が取扱う個人情報及びその利用の同意については、会長宛に書面で提出された次の事項とする。
　　（1）会員の氏名・連絡先（住所、電話番号、電子メールアドレス、生年月日）
　　（2）会員が養育している児童・生徒の氏名、通学先、学年
　　（3）その他必要とするもので同意を得た事項

　（利用目的）
第10条　取得した個人情報は次の目的のために利用する。

　　（1）本会の活動に必要な連絡網及び名簿の作成
　　（2）各種行事の案内
　　（3）資料及び書類の送付
　　（4）役員選考等に関する手続き
　　（5）栃木県ＰＴＡ新聞等広報媒体への掲載
　　（6）表彰に関する事項
　　（7）栃木県ＰＴＡ教育振興会PTA活動補償制度に関する手続きに必要な事項
　　（8）栃木県ＰＴＡ小・中学生こども総合補償制度に関する手続きに必要な事項
　　（9）本会活動の諸連絡

　（利用目的による制限）
第11条　本会は、あらかじめ本人の同意を得ないで、第８条の規定により特定された利用目的の範囲を超えて個人情報を取扱わないものとする。

　（管理措置）
第12 条　個人情報が記載されたいかなるものも、管理者又は取扱者が鍵付きの部屋等に保管し適正に管理する。
　２不要となった個人情報は、管理者立会いのもとで、適正かつ速やかに廃棄しなければならない。

　（保管）
第13条　個人情報データベースは、それを取扱う電子機器・電子媒体に、ウィルス対策ソフトを入れるなど適切な状態を維持し保管しなければならない。

　２個人情報を持ち出す場合は、電子メールでの送信を含め、パスワードをかけるなど適切に取扱わなければならない。

　（第三者提供の制限）
第14条　個人情報は次の場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで第三者へ提供してはならない。

　　（1）法令に基づく場合
　　（2）人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難なとき
　　（3）公衆衛生のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難なとき
　　（4）国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

　（第三者提供にかかる記録の作成等）
第15条　個人情報を第三者に提供したときは、次の項目について記録を作成し保存する。

　　（1）第三者の氏名
　　（2）提供年月日
　　（3）提供する対象者の氏名
　　（4）提供する情報の項目
　　（5）対象者の同意を得ている旨

　（第三者提供を受ける際の確認等）
第16条　第三者から（第13条第１項から第４項及び県、市町村を除く）から個人情報の提供を受けるときは、次の項目について記録を作成し保存する。

　　（1）第三者の氏名
　　（2）第三者が個人情報を取得した経緯
　　（3）提供を受ける対象者の氏名
　　（4）対象者の同意を得ている旨（事業者でない個人から提供を受ける場合は記録不要）

　（情報開示等）
第17条　本会は、本人から個人情報の開示、利用停止、追加又は削除を求められた場合は、法令に沿ってこれに応じなければならない。

　（漏えい時等の対応）
第18条　個人情報を漏えい等（紛失含む）したおそれがあることを把握した場合は、直ちに管理者へ報告しなければならない。

　（苦情の処理）
第19条　本会は、個人情報の取扱いに関する苦情について、適切かつ迅速な処理に努めなければならない。

第３章　補則

　（規程の変更及び廃止）
第20条　この規程の変更又は廃止は、理事会の決議によるものとする。

　（委任）
第21条　この規程に定めるもののほか、個人情報の取扱いについて必要な事項は、理事会にて決定する。

附　則

　（施行期日）
　１この規程は、令和３年６月１３日から施行する。